Nuestro Director General, Jorge de Toro, participó con la ponencia ‘Trabajando el briefing de un evento’ en el OPCE Training Day, una jornada práctica dirigida a aquellas entidades interesadas en organizar eventos, promovida por la Asociación Vasca de Empresas Organizadoras Profesionales de Congresos y Eventos (OPCE Basque Country). Una jornada patrocinada por el Gobierno Vasco y con la colaboración del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz que se desarrolló el pasado 13 de diciembre en el Palacio Europa de Vitoria.
Jorge de Toro acudió representando a AEVEA (Agencias de Eventos Españolas Asociadas). En el inicio de su exposición ofreció algunos datos acerca de AEVEA, una alianza de 51 agencias de toda España, nacida en 2015, que tiene entre sus objetivos el prestigiar el sector de eventos y el reconocimiento del valor añadido que aportan las agencias.
Acerca de la ponencia en sí, Jorge de Toro ensalzó el briefing como un elemento clave de cara al correcto desarrollo de cualquier evento. Desde su punto de vista, “un evento es una acción de comunicación presencial y multidisciplinar”. En los eventos hay una enorme exposición de la imagen de la compañía que aporta beneficios que no se obtienen por otros canales. Beneficios como aumento de imagen de marca, la alta segmentación del público, acceso a públicos difíciles, calidad del contacto, alta intensidad de comunicación, etc.
Cuando una agencia recibe un briefing, el evento ya existe en la mente del cliente. El briefing es la información que este le ofrece a la agencia indicando sus necesidades para llevar a cabo la acción. La agencia debe conocer a la perfección los objetivos del cliente para entenderlos como el principal objetivo de su evento.
Respecto a qué debe contener un briefing, Jorge de Toro indicó lo siguiente en su exposición:
1-Datos generales:
- Organización solicitante: Nombre de la empresa, número de empleados, estrategia de comunicación, etc.
- Contacto solicitante: Datos de contacto, cargos…
2- Organización de solicitud:
- Formato de la solicitud y toma de decisiones: ¿Es un concurso?, ¿Cuántas agencias participan?, ¿Cuántas fases tiene el proceso de selección?, etc.
- Timing: Fechas para presentación de dudas o para entrega de proyecto, entre otras.
- Documentación a presentar en la solicitud: Entre la documentación a entregar al solicitante estaría el concepto general y la oferta económica.
3- El evento:
- Antecedentes.
- Objetivos: Objetivo principal del evento, mensaje principal a transmitir…
- Público objetivo: Número de asistentes, datos geográficos y socioeconómicos, posición respecto al solicitante (Clientes, proveedores, empleados, público en general…), etc.
- Datos: Fecha del evento, localizaciones o tipo de evento (Jornadas de formación, congreso, lanzamiento…), por ejemplo.
- Servicios a cubrir por la agencia: Entre ellos podrían estar las acreditaciones, decoración, cartelería, restauración/catering o el personal (Azafatas, guías, intérpretes…).
4- Otros datos o información adicional.
Por otro lado, además de la ponencia de Jorge de Toro hubo otras cinco más en el OPCE Training Day: “Cómo presentar una candidatura para un evento”; “Patrocinio: Modelos y técnicas de captación”; “El canal digital: Un factor de influencia y afluencia a tus eventos”; “Cómo preparar un discurso impactante” y “El espacio en acción (La escenografía en congresos y eventos)”.
Foto: @OPCEVasca
